Manual VI del Círculo Médico del Sur. Una guía sencilla para usar Zapia y aprender a programar tareas en ChatGPT y Gemini, con ejemplos pensados para la rutina médica y administrativa.
Estos botones llevan directamente a las pantallas de trabajo. Si no hay una sesión iniciada, la plataforma pedirá ingresar a la cuenta y luego continuará hacia la función.
App web para conversar, conectar servicios, programar acciones y gestionar mensajes.
↗ Abrir ZapiaCrear, ver, editar, pausar o eliminar tareas programadas y monitoreos.
↗ Abrir ProgramadasCrear y administrar rutinas puntuales o recurrentes en Gemini.
↗ Abrir Acciones programadasZapia funciona como una asistente personal que puede trabajar con WhatsApp y, cuando autorizamos conectores, también con correo, calendario y archivos.
Puede resumir conversaciones, destacar pendientes y ayudar a preparar o enviar mensajes.
Con Google Calendar conectado puede consultar, crear, mover o cancelar eventos.
Con Gmail y Google Drive puede buscar, resumir y ayudar a gestionar información.
Zapia puede utilizarse en iPhone, Android y navegador web. Conviene comenzar desde el sitio oficial para elegir la opción correcta.
Usamos una cuenta propia y revisamos que estemos entrando al perfil que realmente queremos conectar.
No hace falta conectar todo. La mejor regla es: conectar una herramienta porque tenemos un uso concreto para ella.
Un conector es un permiso. Le permite a Zapia acceder a una herramienta para leer información o realizar ciertas acciones dentro de los límites autorizados.
| Conector | Qué puede aportar | Ejemplo para un médico | Acceso directo |
|---|---|---|---|
| Resumir chats, identificar pendientes, ayudar con respuestas y programar envíos. | “Resumime los mensajes sin leer del grupo del equipo y decime qué requiere respuesta.” | Conectar WhatsApp ↗ | |
| Gmail | Revisar, buscar y resumir correos; ayudar a redactar o enviar respuestas según permisos. | “Buscá los correos de esta semana relacionados con el congreso y resumime lo pendiente.” | Conectar Gmail ↗ |
| Google Calendar | Consultar y gestionar eventos y recordatorios. | “¿Qué compromisos tengo mañana entre las 8 y las 14?” | Conectar Calendar ↗ |
| Google Drive | Buscar, agregar o eliminar archivos según los permisos otorgados; trabajar con Docs y Sheets compatibles. | “Encontrá la presentación de la última reunión científica y resumí los puntos centrales.” | Conectar Drive ↗ |
| Outlook | Acceder y trabajar con correo de Microsoft. | “Buscá los correos recibidos hoy que requieran respuesta.” | Conectar Outlook ↗ |
| Slack | Leer e interactuar con canales y mensajes compatibles. | “Resumí lo importante del canal del equipo desde ayer.” | Conectar Slack ↗ |
| Google Tasks | Crear, organizar y completar tareas. | “Creá una tarea para revisar la bibliografía el viernes.” | Conectar Tasks ↗ |
| Notion | Buscar, leer y actualizar páginas y bases de datos compatibles. | “Buscá en Notion el protocolo de la reunión y resumilo.” | Conectar Notion ↗ |
La vinculación permite que Zapia gestione funciones de WhatsApp desde la app. Para programar mensajes, el sistema actual permite que el envío salga desde el propio número vinculado.
Podemos reenviar un audio a Zapia para transcribirlo y luego pedir resumen, tareas o una respuesta.
Zapia permite programar mensajes de WhatsApp indicando destinatario, fecha, hora y contenido. Actualmente el mensaje puede salir desde el propio número de WhatsApp vinculado y puede consultarse o cancelarse desde “Mensajes Programados”.
No conviene usar ejemplos de automatización con diagnósticos identificables, resultados de estudios, números de documento, historias clínicas u otra información clínica personal salvo que exista una política institucional y un marco de privacidad adecuado. Para aprender, usemos ejemplos desidentificados.
Las Acciones Programadas sirven para recibir información recurrente en el horario elegido. Son distintas de un mensaje programado: acá no estamos escribiendo hoy un WhatsApp para otra persona, sino definiendo una rutina que Zapia repetirá.
Zapia permite crear recordatorios únicos o recurrentes. Es útil para pendientes administrativos, reuniones, entrega de documentación o tareas personales.
ChatGPT cuenta con una sección específica llamada Programadas. Desde allí se pueden crear, revisar y administrar tareas puntuales, recurrentes y de monitoreo. Algunas cuentas compatibles también pueden crear tareas activadas por eventos mediante Work y apps conectadas.
Un recordatorio o una tarea para una fecha y horario determinados.
Todos los días, semanas, meses o con la frecuencia admitida por el plan.
ChatGPT revisa si algo cambió y notifica cuando aparece una actualización relevante.
Entramos a la página de Programadas, creamos una tarea y definimos la programación.
También podemos escribir una instrucción natural como “El viernes a las 18 recordame preparar la reunión”. ChatGPT mostrará la confirmación de la tarea.
El pedido debe dejar claro el resultado esperado: recordar, buscar, resumir, revisar cambios, preparar un informe, etc.
Podemos usar una fecha y hora exactas o franjas más amplias como mañana, tarde o noche, según el plan y la función disponible.
Si es recurrente, especificamos cada cuánto debe ejecutarse y, si corresponde, cuándo debe detenerse.
Controlamos horario, zona horaria, frecuencia, instrucciones y fuentes. Luego se puede editar, pausar, reanudar o eliminar desde Programadas.
Desde Configuración → Notificaciones se pueden administrar avisos Push y Correo electrónico según disponibilidad.
Una tarea de monitoreo busca cambios y notifica solamente cuando detecta una actualización relevante. Puede utilizar información de ejecuciones anteriores y detenerse cuando se cumple una condición final definida.
Es demasiado ambiguo: no define fuente, tema, condición de aviso ni qué se considera un cambio relevante.
En cuentas compatibles, ChatGPT puede usar tareas activadas por eventos mediante Work. En la documentación actual, los eventos compatibles incluyen Gmail, Slack y GitHub. El flujo parte de conectar la app, abrir Work, describir el evento y la acción, revisar el activador y luego administrar la tarea desde Programadas.
Puede responder a un mensaje nuevo o filtrar por remitente o asunto.
Puede reaccionar a mensajes nuevos en canales compatibles.
Puede responder a actividad compatible de pull requests en repositorios autorizados.
OpenAI advierte que en ChatGPT para el sector salud las tareas activadas por eventos están desactivadas de forma predeterminada y no deben utilizarse para transmitir, almacenar o procesar información médica protegida cuando no exista la cobertura contractual y normativa correspondiente. Para una capacitación general, trabajemos con datos ficticios o desidentificados.
Las tareas aptas que estén activas o pausadas pueden generar un enlace para que otra persona revise título, instrucciones, programación y zona horaria, y cree una copia independiente en su propia cuenta.
Buscamos la tarea que queremos compartir.
Seleccionamos ••• → Compartir.
Revisamos los datos visibles en el enlace y seleccionamos Copiar enlace.
Quien pueda abrir un enlace compartido de una cuenta personal puede leer las instrucciones completas de la tarea. No incluyamos información de salud, contraseñas, números de cuenta ni otros datos sensibles en el título o las instrucciones.
| Plan | Tareas activas | Frecuencia / horario |
|---|---|---|
| Gratis / Go | Hasta 3 activas según la documentación actual | Una tarea única o recurrente como máximo una vez al día; franjas flexibles. |
| Plus | Hasta 5 activas | Admite horarios exactos y recurrencias más frecuentes, hasta el límite permitido. |
| Business / Edu | Hasta 10 activas | Puede incluir funciones adicionales según la configuración del espacio de trabajo. |
| Pro / Enterprise | Hasta 15 activas | Admite recurrencias de hasta una vez por hora para tareas programadas compatibles. |
Las tareas programadas no funcionan con chats de voz ni con GPTs. Además, si una tarea se crea dentro de un Proyecto, no puede acceder automáticamente a los archivos cargados o almacenados en ese Proyecto. Las apps conectadas dependen de los permisos y de la configuración de la cuenta o del espacio de trabajo.
Gemini puede incorporar acciones puntuales o recurrentes a rutinas diarias, semanales y mensuales. Google indica que la función se está desplegando gradualmente para cuentas personales y también puede estar disponible en cuentas de trabajo o estudio con ediciones compatibles de Workspace.
Se escribe una instrucción normal agregando dos datos esenciales:
1. Qué queremos que haga.
2. Cuándo y con qué frecuencia.
En la web de Gemini puede abrirse desde Ajustes y ayuda → Acciones programadas, o directamente desde el enlace de esta guía.
Puede ser una cuenta personal de Google o una cuenta de trabajo/estudio con una edición de Workspace compatible. La disponibilidad puede llegar de manera gradual.
Google exige tener activado el ajuste Guardar actividad para utilizar acciones programadas.
La documentación actual indica un máximo de 10 acciones programadas activas al mismo tiempo.
Si una acción necesita datos de otra aplicación —por ejemplo Google Workspace— esa aplicación debe estar conectada. Si no lo está, Gemini puede solicitar la conexión.
Entramos directamente a la página de administración.
Podemos pausarla o reanudarla sin eliminarla.
Se pueden modificar instrucciones, frecuencia y otros datos compatibles. También es posible pedirle a Gemini el cambio dentro de la conversación correspondiente.
Si ya no la necesitamos, la quitamos desde el menú de la acción.
Cuando una respuesta programada está lista, Gemini puede marcar la conversación como no leída en la web y utilizar notificaciones en dispositivos móviles según la configuración del sistema.
Google advierte que las respuestas se preparan antes de la hora de entrega. Por eso, las acciones programadas son muy buenas para resúmenes y cierres periódicos, pero no son ideales para datos que cambian minuto a minuto.
La documentación actual de Google indica que, sin un plan de IA, el contenido puede prepararse con varias horas de anticipación; con un plan de IA compatible, suele prepararse durante la hora previa a la entrega para intentar ofrecer información más reciente.
Si la acción depende de la ubicación —por ejemplo clima o lugares cercanos— Gemini puede utilizar la ubicación desde la que se creó la acción para futuras ejecuciones.
Una acción puede desactivarse automáticamente por inactividad. Si ocurre, puede volver a activarse desde la conversación o desde Acciones programadas.
| Necesidad | Zapia | ChatGPT | Gemini |
|---|---|---|---|
| Programar un WhatsApp a otra persona | ✅ Sí, función específica Abrir ↗ | ⚠️ No es su función principal | ⚠️ No es su función principal |
| Recibir un resumen periódico | ✅ Acciones programadas Abrir ↗ | ✅ Programadas Abrir ↗ | ✅ Acciones programadas Abrir ↗ |
| Gestionar calendario | ✅ Con Google Calendar conectado Conectar ↗ | ✅ Si la cuenta dispone de una app compatible y permisos | ✅ Puede utilizar apps de Google conectadas en acciones compatibles |
| Buscar archivos propios | ✅ Con Google Drive conectado Conectar ↗ | Depende de apps compatibles y permisos | Depende de las apps conectadas y del contexto de Google |
| Monitorear cambios y avisar | ✅ Puede repetir rutinas de actualización | ✅ Monitoreo específico en Programadas | ✅ Puede repetir seguimientos programados; tener en cuenta que prepara respuestas con anticipación |
| Activarse porque llega un evento | Depende del flujo y conectores disponibles | ✅ En cuentas compatibles mediante Work + Gmail, Slack o GitHub | Las acciones pueden usar apps conectadas, según disponibilidad |
| Uso más natural | WhatsApp, conectores y ejecución | Investigación, seguimiento, monitoreo y automatización | Rutinas de contenido e integración con el ecosistema Google |
El objetivo no es memorizar funciones. Es reconocer tareas repetitivas y decidir qué herramienta puede resolverlas mejor.
Tenemos 48 mensajes sin leer en un grupo de trabajo.
Objetivo: pedir a Zapia un resumen con prioridades y pendientes.
Recordamos ahora algo que debe enviarse mañana a las 9.
Objetivo: redactar y programar el mensaje en Zapia.
Queremos recibir una vez por semana novedades sobre un tema médico.
Objetivo: crear una tarea recurrente en ChatGPT o Gemini.
No queremos un informe diario vacío; solo una alerta si aparece una novedad.
Objetivo: redactar una tarea de monitoreo en ChatGPT indicando claramente cuándo debe avisar.
Elegí una tarea real, repetitiva y de bajo riesgo de tu semana profesional. Escribí un pedido con esta estructura:
La mejor automatización no es la más espectacular. Es la que nos ahorra una pequeña tarea repetida muchas veces sin quitarnos control.
Agenda, recordatorios propios, seguimiento de novedades, organización, resúmenes, preparación de borradores y búsqueda de documentación.
Comunicaciones profesionales, interpretación de información, documentos institucionales y resúmenes que vayan a utilizarse para decidir.
Diagnósticos, indicaciones terapéuticas, cambios de medicación, decisiones clínicas críticas o mensajes con datos sensibles de pacientes.